Bürokosten senken: Wie Unternehmen Geld sparen können

Um wettbewerbsfähig zu bleiben, muss ein Unternehmen heute die Kunst beherrschen, Budgets optimal einzusetzen. Insbesondere Startups und Gründer stehen vor der Herausforderung, Betriebskosten gering zu halten. In diesem Beitrag lesen Sie die wichtigsten Tipps, welche Kosteneinsparungen möglich sind und wie Sie Betriebs- und Bürokosten langfristig senken können.

Firmengründung: Welche Bürokosten müssen Sie einplanen?

Wer ein Unternehmen gründet, braucht einen Ort, um zu arbeiten. Für die Anmietung eines Büros fallen aber hohe Kosten an, die weit über die Miete hinausgehen. Insbesonder alle, die mit dem Gedanken spielen, sich selbstständig zu machen und ihre eigene Firma zu gründen, sollten sich hier gut informieren. Ein Beispiel macht dies im Folgenden deutlich.

Beispiel Bürogründung in Wiesbaden

Für Büros mit einer Fläche von 50 Quadratmetern fallen in Wiesbaden je nach Standort Preise bis zu 1.000 Euro an. Durch die hohe Nachfrage sind Büroflächen rar geworden und kaum noch in repräsentativer Lage zu finden. Neben der reinen Kaltmiete fallen für die Büroaussattung Kosten an, die ebenfalls eingeplant werden müssen. Dazu gehören sowohl einmalige wie laufende Kosten und Betriebsausgaben wie die folgenden:

• Nebenkosten für Strom und Energie (Durchschnitt Wiesbaden gesamt 2,28 Euro/m²)
• Anschaffungskosten für Büromöbel
• Kosten für Instandhaltung der Räume
• Nebenkosten (Hausmeister, Reinigung, Klimatisierung, Aufzug etc.)
• Technische Ausstattung (PCs, Drucker, Kabel, Telefone)
• Vertrags- und Anschlusskosten für Internet & Telefonie
• Weitere Ausstattung wie Kaffeemaschine, Wasserkocher, Mikrowelle

Das Beispiel macht deutlich: Gerade Startups und Unternehmen in der Gründungsphase müssen viele einmalige Aufwendungen einplanen. Die Anschaffung der Ausstattung macht sich besonders bemerkbar. Weitere Bürokosten entstehen durch die Gewerbeanmeldung. Eine Maklerprovision und die Eintragung der Büroadresse in wichtige, branchenspezifische Verzeichnisse kommen eventuell hinzu. Außerdem verursachen verwalterische Aufgaben wie die Anfertigung eines Firmenschildes und die Eintragung in das Handelsregister zusätzlich Zeit und Kosten.

Viele Startups nehmen Beratungsleistungen externer Firmen in Anspruch. Unverzichtbar sind Marketing-Maßnahmen wie das Drucken von Flyern, Visitenkarten und Broschüren, das Einrichten einer Internetseite sowie Suchmaschinenwerbung, um diese Seite bekannt zu machen. All diese Posten schlagen sich gleich doppelt im Budget nieder: Einerseits durch die direkt verursachten Kosten, andererseits durch den Zeit- und Personalaufwand. Denn während Sie und Ihre Mitarbeiter:innen mit diesen To-Dos beschäftigt sind, können Sie nicht an Ihren eigentlich Kernaufgaben arbeiten. 

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Welche Leistungen müssen mit den Betriebskosten abgedeckt werden?

Eine Gewerbemietvertrag muss rechtlich von einem privaten Mietvertrag unterschieden werden. Nicht alle Kosten sind umlagefähig. Im Mietvertrag sollten alle Leistungen aufgeführt sein, die die gewerbliche Miete abdeckt. Die Betriebskosten setzen sich im Einzelnen aus folgenden Punkten zusammen:

• Grundsteuer
• Wasser und Abwasser
• Heizung und Warmwasser
• Müllabfuhr
• Büroreinigung
• Beleuchtung
• Hausmeister & Gartenpflege
• Schornsteinfeger
• Kosten für Aufzugsnutzung & Wartung

Weitere laufende Kosten entstehen durch den Kauf von Bürobedarf sowie Verbrauchsgütern, etwa Getränken, Obst oder Snacks. Nicht außer Acht zu lassen sind zudem die Verwaltungskosten – von der Annahme der Telefongespräche bis zur Postannahme.

Sparpotenzial im Unternehmen: 6 Tipps, mit denen Sie Ihre Bürokosten reduzieren

Ein detaillierter Blick auf die Zahlen legt oft große Einsparpotenziale offen. Das Büro selbst ist neben Personal- und Werbungskosten der größte Posten. Eine kleine Übersicht typischer Budgetfresser inklusive Spartipps hilft Ihnen, effizient Ihre Bürokosten zu senken:

1. Beleuchtung: Licht verbraucht durchschnittlich über 50% der in der Stromrechnung erfassten Energie. Nicht selten vergisst der Letzte am Abend, das Licht zu löschen und auch in Räumen, die nicht durchgängig genutzt werden, brennt durchgängig das Licht. Schaffen Sie ein Bewusstsein für diesen Kostenverursacher bei allen Mitarbeitern. Eine Investition in Zeitschaltuhren, Lichtdimmer und LED lohnt sich. 
2. Veraltete Geräte: Veraltete Bildschirme, die Sie vielleicht aus Kostengründen gebraucht gekauft haben, verbrauchen dreimal so viel Strom wie neue Geräte mit einer besseren Energieeffizienz.
3. Stand-by-Geräte: Klimageräte, Projektoren, Kaffeeautomaten und andere Geräte laufen in vielen Unternehmen auf Stand-By und verursachen damit kontinuierlich – oft über Jahre – Kosten. Durch die komplette Ausschaltung und die Inbetriebnahme nur bei Bedarf können Sie die Betriebskosten merklich senken. 
4. Drucker, Scanner und Kopierer: Mal schnell ein ganzes Blatt Papier mit nur einem Satz ausdrucken – das kostet hochgerechnet auf das Jahr sehr viel Geld. Drucker und Kopierer verursachen unnötige Kosten durch unnötige Druck- bzw. Kopieraufträge. Hier ist der Chef gefragt, den Mitarbeitern Einsparpotenziale durch den bewussten Umgang mit diesen Geräten näherzubringen. Richten Sie beispielsweise ein Fach ein, in dem altes Papier zum Wiederbedrucken für Notizen und Arbeitsmaterialien eingelegt werden kann. Bemühen Sie sich, dem papierlosen Büro so nahe wie möglich zu kommen.
   ➳ Zusätzlicher Vorteil: Mit allen bisher genannten Sparmaßnahmen sinkt Ihr Jahresverbrauch an Strom. Auf diese Weise schonen Sie nicht nur Ihr Budget, sondern auch die Umwelt und das Klima! Mit Blick auf das allgemeine Net-Zero-Ziel – also ein emissionsneutrales Deutschland bis zum 2045 – rücken die Themen Nachhaltigkeit und Klimaschutz aktuell verstärkt in den Fokus vieler Unternehmen. Gerade Startups und Gründer tun gut daran, diese Aspekte direkt von vorne herein in ihre Planung mit einzubeziehen. Zusätzlich zum Senken des Stromverbrauchs empfiehlt es sich, einen Vertrag über Ökostrom abzuschließen.  
5. Büromaterial: Hohe Kosten werden durch Kleinbestellungen bei Stiften, Kopierpapier und Druckerpatronen verursacht. Planen Sie diese Bestellungen vorausschauend und nicht erst dann, wenn der Bedarf entsteht. Dadurch lassen sich auch Sonderkonditionen mit den Lieferanten vereinbaren. Ähnlich wie beim Senken der Stromkosten kommen auch weniger Paketlieferungen dem Klima zugute.
6. Freeware als Büro-Software nutzen: Lizenzen für Software-Produkte wie Windows oder Adobe sind für junge Unternehmen häufig nicht erschwinglich. Doch vielleicht muss es gar nicht das lizenzpflichtige Produkt sein: Informieren Sie sich, welche kostenlosen Programme und Anwendungen für Ihre Branche auf dem Markt sind. Natürlich spielt auch die Nutzerfreundlichkeit eine Rolle bei der Auswahl, doch es gibt z.B. im Bereich Projektmanagement Software mit Open Source, die Ihnen den Arbeitsalltag erleichtern kann. Ebenso stehen kostenlose Rechnungsprogramme für Kleinunternehmer zur Verfügung.

Diebstahl am Arbeitsplatz verhindern

Leider ist auch Diebstahl am Arbeitsplatz ein Thema, mit dem sich Unternehmen zum Teil auseinandersetzen müssen. Von Bagatelldiebstählen bis zu schwerwiegenderen Vermögensdelikten: Sobald auch nur der Verdacht im Raum steht, ist das Vertrauensverhältnis zwischen Vorgesetzten und Mitarbeiter:innen erschüttert. Kommen Sie dieser in vielerlei Hinsicht misslichen Situation daher am Besten durch Umsicht zuvor: Schützen Sie Wertsachen und Firmenkreditkarten und geben Sie eventuell nur ausgewählten Mitarbeiter:innen Zugriff. 

Auch der Diebstahl geringwertiger Gegenstände wie Büromaterial kann sich in der Masse bemerkbar machen. Setzen Sie in solchen Fällen zuerst auf offene und faire Kommunikation im Team. Kommt es dennoch zu einem Diebstahl im Büro können Sie Kontrollmaßnahmen wie eine Videoüberwachung oder Taschenkontrollen einführen. Solche härteren Schritte sind vor allem sinnvoll, wenn Sie bereits einen begründeten Verdacht hegen oder Ihr Unternehmen mit besonders sensiblen Produkten oder Daten arbeitet. Apropos Daten: Beachten Sie stets auch den Datenschutz und das Recht auf informationelle Selbstbestimmung Ihrer Mitarbeiter:innen! Für eine Videoüberwachung holen Sie sich am besten das Einverständnis aller Mitarbeiter:innen, in bestimmten Räumen wie den Sanitäranlagen dürfen zudem gar keine Kameras installiert werden. 

Mit Rundumservice Betriebs- und Bürokosten senken

Selbst wer alle Sparmaßnahmen beherzigt, wird jedoch schnell feststellen: Ein eigenes Büro verursacht hohe Kosten. Daher stellt sich gerade bei Startups, Freiberuflern und jungen Unternehmen die Frage, wie diese Bürokosten eingespart oder minimiert werden können. Mit einem externen Büroservice sparen Sie Kosten und haben mehr Zeit für Ihre Kernaufgaben. Denn die Währung junger Unternehmer ist vor allem Zeit!

Ein gutes Beispiel sind die First Choice Business Center: Bei uns mieten Gründer:innen voll ausgestattete, moderne Büros zum Festpreis und sparen sich dadurch sämtliche Anfangsinvestitionen. Sie können sofort mit ihren Projekten starten, ohne auf Maler und Internetanschlüsse zu warten. Die Mieter:innen haben Zugriff auf eine hochmoderne Infrastruktur inklusive zahlreicher Business Services. Das gilt übrigens nicht nur für unsere Büromieter:innen, sondern auch für Coworker:innen: Denn neben voll möblierten Einzel- und Doppelbüros finden Sie bei uns auch einladende Coworking Spaces. Hier sinken die Bürokosten pro Arbeitsplatz noch weiter und Sie können maximal flexibel arbeiten – denn unsere Coworking Pässe sind schon ab 1 Tag und ganz bequem online buchbar!

Wieviel kostet es, den Büroservice selbst zu leisten?

Geht man in Gedanken einen typischen Büroalltag durch, dann stellt man überrascht fest, wie viele Zeitfresser an vielen Stellen lauern.

Geschätzte Zeitfaktoren eines durchschnittlichen Büros anteilig auf 1 Tag gerechnet: 

1. 1. • Kaffee kochen: ca. 10-15 Minuten am Tag
      • Telefonate entgegennehmen: ca. 30 Minuten
      • Post und Pakete annehmen: ca. 5 Minuten
      • Kundenbesprechungen organisieren: ca. 30 Minuten
      • Kurierfahrten zur Post, Druckerei, Steuerberater etc.: ca. 15-45 Minuten
      • Büro reinigen: ca. 30 Minuten

Überlegen Sie, welche Kernaufgaben Sie in dieser Zeit leisten könnten, wenn Sie konzentriert arbeiten und die Aufgaben von einem Büroservice übernommen werden. Hinzu kommt auch der Kostenfaktor. Wer in einem Büro allein die Kosten für die Anschaffung der Technik sowie deren Wartung und Reparatur oder die Reinigung trägt, zahlt ein Vielfaches mehr, als wenn sie nur anteilig an einen Büroservice gezahlt werden müssen.

Wie kann ein Büroservice junge Unternehmen entlasten?

In all diesen Situationen kann ein persönlicher Büroservice, wie ihn das First Choice Business Center bietet, junge Unternehmen und Selbstständige optimal unterstützen. So sparen Sie Zeit und reduzieren gleichzeitig Ihre Bürokosten. Zu den Services, die unsere Mieter:innen am meisten schätzen, gehören:

Rezeption

An zentraler Stelle befindet sich ein freundlicher Empfang, der für jedes Büro die Post und die Telefonate übernimmt. Briefe, die verschickt werden oder Papiere, die kurzfristig zum Steuerberater gebracht werden müssen, werden einfach am Empfang abgegeben.

Komplette Büro-Ausstattung

Wer ein Büro in einem Business Center bezieht, braucht nur noch seinen Laptop in die Steckdose zu stecken und kann sofort mit seiner Arbeit beginnen. Die komplette Möblierung wartet bereits in Ihrem Büro auf Sie und erfreut dank ergonomischer Gestaltung und elegantem Design ganzheitlich. Darüber hinaus entfallen die langwierigen Terminabsprachen mit Telefontechnikern: Highspeed-Internet und WLAN sind sofort freigeschaltet und es steht Ihnen eine moderne Telefonanlage zur Verfügung, die Sie bequem von der Cloud aus managen. 

Sekretariatsservice

Das Business Center bietet jedem Mieter einen individuellen Sekretariatsservice an. Es werden einfache Schreibarbeiten übernommen, Unterlagen archiviert und Büromaterial nachbestellt. Sie können Ihre Mitschriften vom letzten Meeting einfach am Empfang abgeben und erhalten sie als Office-Dokument per Mail zurück.

Networking

Der große Vorteil eines Coworking-Spaces ist die Möglichkeit, sich mit anderen Start-ups zu vernetzen. Es gibt Gemeinschaftsräume, die in den Pausen dazu einladen, miteinander ins Gespräch zu kommen. Auf diese Weise können Partner gewonnen werden, die das eigene Business bereichern.

Kaffee-Flatrate

Auch das ist ein Kosten- und Zeitfaktor: Kaffee oder Tee einkaufen, ihn zu kochen und für die Zwischenmahlzeit Obst und Snacks vorzubereiten. All das wird vom Büroservice übernommen und ist Teil des Preises.

Business-Meetings

Auf Wunsch werden für Sie Business-Meetings organisiert inkl. der Vorbereitung der Räumlichkeiten mit Snacks und Getränken. Optional ist auch ein Catering dazu buchbar.

Was kostet es, einen Coworking Arbeitsplatz oder ein Büro mit Zusatzservices zu mieten?

Ein Mietbüro in einem Business-Center ist in aller Regel günstiger als ein alleinstehendes Büro in einer Gewerbe-Einheit anzumieten. Während Sie in einem alleinstehenden Büro alle Kosten – vom Internet- und Telefonanschluss über den Kauf von Druckern bis zur Büroeinrichtung selbst tragen müssen, zahlen Sie in einem Business-Center nur anteilig für alle Leistungen. Sie mieten das Büro zum Festpreis und die Kosten werden transparent dargestellt. Es gibt am Ende des Jahres keine bösen Überraschungen in der Energiekostenabrechnung.

Sie müssen keine langjährigen Mietverträge abschließen und bleiben weiterhin flexibel. Vor allem junge Gründer können kaum abschätzen, wo sie in einem oder zwei Jahren stehen, wie viele Mitarbeiter sie einstellen können und wie sich das unternehmerische Wachstum gestaltet. Sie können in einem repräsentativen Büro in einer Top-Lage starten und ab dem ersten Tag professionell gegenüber Kunden und Geschäftspartnern auftreten, sind voll ausgestattet und konzentrieren sich dank der Büroservices mit ihrer ganzen Energie auf ihr Geschäft. 

Lassen Sie uns gern wissen, wenn wir Sie unterstützen können! Wir freuen uns, von Ihnen zu hören.