Homepage> FCBC Blog> Kosteneinsparung im Büro: Wie Unternehmen Geld sparen können

Kosteneinsparung im Büro: Wie Unternehmen Geld sparen können

Um wettbewerbsfähig zu bleiben, muss ein Unternehmen heute die Kunst beherrschen, Budgets optimal einzusetzen und die Kosten möglichst gering zu halten. Insbesondere Start-ups und Gründer stehen vor der Herausforderung, Betriebskosten gering zu halten. In diesem Beitrag lesen Sie die wichtigsten Tipps, welche Kosteneinsparungen im Büro möglich sind und wie Sie Betriebskosten langfristig senken können.

Welche Kosten fallen für ein Büro an?

Wer ein Unternehmen gründet, braucht einen Ort, um zu arbeiten. Für die Anmietung eines Büros fallen aber hohe Kosten an, die weit über die Miete hinausgehen. Im Folgenden finden Sie eine Zusammenfassung der anfallenden Bürokosten am Beispiel von Essen.

Beispiel Bürogründung in Essen

Für Büros mit einer Fläche von 60 Quadratmetern fallen in guten Lagen in Essen Preise bis 840 Euro an. Durch die hohe Nachfrage sind Büroflächen rar geworden und kaum noch in prominenten Lagen zu finden. Neben der reinen Kaltmiete fallen zahlreiche weitere Kosten für die Anmietung von Gewerberäumen an.

  • Nebenkosten für Strom und Energie (Durchschnitt Essen gesamt 2,17 Euro/m²)
  • Anschaffungskosten für Büromöbel
  • Kosten für Instandhaltung der Räume
  • Nebenkosten (Hausmeister, Reinigung, Klimatisierung, Aufzug etc.)
  • Technische Ausstattung (PCs, Drucker, Kabel, Telefone)
  • Internet
  • Infrastruktur (Kaffeemaschine, Lampen)

Bei einer Bürogründung kommen weitere Kosten hinzu wie die Gewerbeanmeldung, Maklerkosten und die Eintragung der Büroadresse in wichtige, branchenspezifische Verzeichnisse.

Welche Leistungen müssen mit den Betriebskosten abgedeckt werden?

Eine Gewerbemietvertrag muss rechtlich von einem privaten Mietvertrag unterschieden werden. Nicht alle Kosten sind umlagefähig. Im Mietvertrag sollten alle Leistungen aufgeführt sein, die die gewerbliche Miete abdeckt. Die Betriebskosten setzen sich im Einzelnen aus folgenden Punkten zusammen:

  • Grundsteuer
  • Wasser und Abwasser
  • Heizung und Warmwasser
  • Müllabfuhr
  • Büroreinigung
  • Beleuchtung
  • Hausmeister & Gartenpflege
  • Schornsteinfeger
  • Kosten für Aufzugsnutzung & Wartung

Zusätzliche Kosten entstehen durch den Kauf der Büromaterialien, die Bereitstellung von Getränken und Kaffeesahne und die Verwaltung – von der Annahme der Telefongespräche bis zur Postannahme.

Betriebskosten senken im Unternehmen: Eine Checkliste

Ein detaillierter Blick auf die Zahlen legt oft große Einsparpotenziale offen. Das Büro selbst ist neben Personal- und Werbungskosten der größte Budgetfresser. Wir haben die stärksten Kostenverursacher im Folgenden aufgeführt und liefern für Unternehmen Idee, welche Kosteneinsparungen möglich sind.

     1. Beleuchtung

Licht verbraucht durchschnittlich über 50% der in der Stromrechnung erfassten Energie. Nicht selten vergisst der Letzte am Abend, das Licht zu löschen und auch in Räumen, die nicht durchgängig genutzt werden, brennt durchgängig das Licht. Schaffen Sie ein Bewusstsein für diesen Kostenverursacher bei allen Mitarbeitern. Eine Investition in Zeitschaltuhren, Lichtdimmer und LED lohnt sich.

     2. Veraltete Geräte

Veraltete Bildschirme, die Sie vielleicht aus Kostengründen gebraucht gekauft haben, verbrauchen dreimal so viel Strom wie neue Geräte mit einer besseren Energieeffizienz.

    3. Stand-by-Geräte

Klimageräte, Projektoren, Kaffeeautomaten und andere Geräte laufen in vielen Unternehmen auf Stand-By und verursachen damit kontinuierlich – oft über Jahre – Kosten. Durch die komplette Ausschaltung und die Inbetriebnahme nur bei Bedarf können Sie die Betriebskosten merklich senken.

    4. Drucker, Scanner und Kopierer

Mal schnell ein ganzes Blatt Papier mit nur einem Satz ausdrucken – das kostet hochgerechnet auf das Jahr sehr viel Geld. Drucker und Kopierer verursachen unnötige Kosten durch unnötige Druck- bzw. Kopieraufträge. Hier ist der Chef gefragt, den Mitarbeitern Einsparpotenziale durch den bewussten Umgang mit diesen Geräten näherzubringen. Richten Sie beispielsweise ein Fach ein, in dem altes Papier zum Wiederbedrucken für Notizen und Arbeitsmaterialien eingelegt werden kann. Bemühen Sie sich, dem papierlosen Büro so nahe wie möglich zu kommen.

   5. Büromaterial

Hohe Kosten werden durch Kleinbestellungen bei Stiften, Kopierpapier und Druckerpatronen verursacht. Planen Sie diese Bestellungen vorausschauend und nicht erst dann, wenn der Bedarf entsteht. Dadurch lassen sich auch Sonderkonditionen mit den Lieferanten vereinbaren.

Entdecken Sie unsere premium Büroflächen!

Welche Unterschiede gibt es in der Kostenbelastung für etablierte Unternehmen und für Gründer?

Etablierte Unternehmen haben meist einen großen Vorsprung in Sachen Kosten sparen. Sie haben gute Verträge mit Anbietern von Telekommunikationsleistungen und mit Lieferanten für Büromaterial ausgehandelt und sämtliche Anschaffungskosten für Büromöbel samt aller technischen Geräte längst abgeschrieben. Sie können aus den laufenden und planbaren Einnahmen die Betriebskosten zahlen und haben Erfahrungswerte, mit welchen Betriebskosten sie kalkulieren müssen.

Gründer stehen vor der Herausforderung, gut planen zu müssen, denn es gibt wenig Puffer für Überraschungen auf der Rechnung. Die Geschäfte laufen erst an und es ist schlecht kalkulierbar, welche Summen am Ende auf der Betriebskostenabrechnung stehen. Hinzu kommen unverzichtbare Investitionen in die Geschäftsausstattung.

Das sind die wichtigsten Investitionen in der Gründungsphase

Hohe Anfangsinvestitionen müssen in die Ausstattung eines Büros gesteckt werden. Sie brauchen Vorlaufzeit, bis das Büro endlich fertig eingerichtet ist und verlieren damit schone eine Menge Zeit, die Sie besser für Ihre Kernarbeit benötigen würden. Hinzu kommen verwalterische Aufgaben wie die Anfertigung eines Firmenschildes und die Eintragung in das Handelsregister, was zusätzlich Zeit und Kosten verursacht. Viele Start-ups nehmen Beratungsleistungen externer Firmen in Anspruch, um zu wissen, was aus rechtlicher und betriebswirtschaftlicher Hinsicht bedacht werden muss. Unverzichtbar sind Marketing-Maßnahmen wie das Drucken von Flyern, Visitenkarten und Broschüren, das Einrichten einer Internetseite sowie Suchmaschinenwerbung, um diese Seite bekannt zu machen.

Büro gründen: Kosten und Einsparpotenziale in der Gründungsphase

Kosten lassen sich einerseits durch die Wahl der richtigen Rechtsform sparen. Wenn Sie eine GmbH gründen, dann müssen Sie ein Stammkapital von 25.000 aufbringen. Daher kann die GbR als Rechtsform in der ersten Zeit die Bessere sein. Es lohnt sich immer, nach Förderprogrammen Ausschau zu halten.

Oft ist es auch sinnvoll, einige Bereiche wie die Buchhaltung etc. auszulagern. Dadurch können sich die Gründer auf ihre Kernkompetenzen konzentrieren und Umsätze machen, statt sich mit der Steuererklärung und dem Schreiben von Rechnungen zu beschäftigen. Insbesondere die Steuerabrechnung sollten Sie an einen Fachmann übergeben, der Kniffe kennt, wie Sie bei der Einkommenssteuer bares Geld sparen. 

Die Alternative zu hohen Büro- und Betriebskosten: Der Business Service von First Choice BC

Über den Business Service von First Choice mieten Gründer voll ausgestattete, moderne Büros zum Festpreis und sparen sich dadurch sämtliche Anfangsinvestitionen. Sie können sofort mit ihrer Unternehmung starten, ohne auf Maler und Internetanschlüsse zu warten. Die Nutzer haben Zugriff auf eine hochmoderne Infrastruktur inklusive Sekretariatsservice und Rezeption. Selbst Kaffee und Tee können unbegrenzt genossen werden.

Die Mieter profitieren von einer Geschäftsadresse in den besten Lagen in Essen, Wiesbaden und Neuss.  Für den Empfang von Geschäftspartnern stehen repräsentative Tagungsräume zur Verfügung. Wer klein anfangen und von unterwegs bzw. im Home Office arbeiten möchte, nutzt das virtuelle Büro mit einer reinen Geschäftsadresse von First Choice.

 

 

 

 

Kontaktieren Sie uns

Sie möchten ein schnelles Angebot? Füllen Sie einfach das Formular aus und lassen Sie sich von unseren Experten beraten!

Schreiben Sie uns alternativ eine E-Mail
oder rufen Sie einfach unter der 0800 606 044 071 an.


KontaktformularEmpfangsbereich im Business Center WiesbadenLounges im Business Center Wiesbaden

Mit der Abgabe Ihrer geschäftlichen, sowie personenbezogenen Daten, die mithilfe dieses Online-Tools oder aufgrund der Inanspruchnahme des telefonischen Services erhoben werden, willigen Sie in die Erstellung von Angeboten ein. Es steht Ihnen jeder Zeit frei diese Einwilligung per E-Mail zu widerrufen.