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Büroorganisation: Tipps und Tricks

Mit guter Büroorganisation Zeit sparen

Auf Ihrem Schreibtisch wachsen die Papierberge und Facebook hält Sie ständig von Ihrer eigentlichen Arbeit ab? Wir haben ein paar einfache, aber wirkungsvolle Methoden gesammelt für alle, die ihre Büroorganisation verbessern möchten. Mit diesen Tipps sparen Sie viel Zeit und steigern ihre Motivation und Produktivität.

Schritt 1 für eine gute Büroorganisation: Schreibtisch zurückerobern!

Ganz wichtig für eine gute Büroorganisation: Schreibtisch ordentlich halten! In der Hektik des Alltags entwickelt gerade Papierkram eine lästige Tendenz, sich in unansehnlichen Haufen und Stapeln auf dem Schreibtisch zu türmen oder, noch schlimmer, auf Nimmer-Wiedersehen in irgendeiner Schublade zu verschwinden. Das ist ärgerlich, denn so verschwenden Sie viel Zeit mit Suchen. Zudem hemmt ein überfüllter Schreibtisch die Motivation, da er Ihnen ganz bildlich den Eindruck vermittelt, in Arbeit zu ertrinken.

Daher lautet der erste Schritt auf dem Weg zu einer sinnvoll strukturierten Büroorganisation: Schreibtisch zurückerobern. Sortieren Sie einmal alles durch, sowohl die Dokumente und Notizen, die sich auf dem Schreibtisch angesammelt haben, wie den kompletten Inhalt der Schreibtischschubladen. Sie werden staunen, wie viel davon Sie einfach direkt in den Papierkorb werfen können! Aber Vorsicht: Alles, was vertrauliche Informationen wie persönliche Daten oder Firmeninterna enthält, sollte in einer Datentonne entsorgt werden.

Schritt 2 Ihrer Büroorganisation: Ablage übersichtlich gestalten

Natürlich ist nicht alles, was Sie auf und in Ihrem Schreibtisch finden ein Fall für die Tonne. Für bestimmte Dokumente gibt es sogar eine gesetzliche Aufbewahrungsfrist: Bei Buchungsbelegen und Geschäftsbüchern sind es in Deutschland in der Regel 10 Jahre, Ihre geschäftliche Korrespondenz müssen Sie 6 Jahre lang aufheben.

Daher unabdingbar für eine optimale Büroorganisation: Die Ablage muss übersichtlich und gut strukturiert sein. Zu einem Ablagesystem gehören sowohl Mappen und Ordner als auch die klassischen Ablagefächer, die Sie auf Ihren Schreibtisch stellen können. Wer ein Büro in einem der First Choice Business Center mietet, findet ein erstes Ablagefach bereits vor: Es ist Teil des im eleganten Designlook gehaltenen Möbelpakets, mit dem die Einzel- und Doppelbüros ausgestattet sind.

Doch reicht ein einziges Ablagefach? Das kommt ganz darauf an, wie Sie arbeiten! Wenn Sie verschiedene Projekte gleichzeitig jonglieren und zudem viel auf Papier zu tun haben, wäre es sinnvoller, aufzustocken und noch weitere Fächer anzulegen.

Verfechter des digitalen Büros, die den Papierwust möglichst stark reduzieren möchten, können dagegen gut mit nur einem Fach auskommen. Dort legen Sie einfach alles hinein, an dem Sie aktuell arbeiten – so haben Sie es schnell zur Hand. Viele nutzen ihre Ablage auch gern als Postfach: Stellen Sie das Fach gut sichtbar und leicht zugänglich auf, damit Ihre Kollegen Ihnen dort gesammelt alles hineinlegen können, was Sie bearbeiten, prüfen, unterzeichnen oder irgendwie zur Kenntnis nehmen sollen.

Falls Sie sich schwer entscheiden können, ob Sie lieber mit Ablagefächern, Ordnern, Mappen oder lieber gleich ganz ohne Papier arbeiten möchten, hilft Ihnen vielleicht die folgende kleine Übersicht.

Büroorganisation: Tipps für eine ordentliche Ablage

Ablagefächer: Hier kommt vor allem alles hinein, was Sie im Laufe des Tages oder der Woche abarbeiten möchten. Auch einzelne Dokumente, die Sie gerade für Ihre tägliche Arbeit brauchen und nicht jedes Mal heraussuchen möchten, können Sie vorübergehend in einem Ihrer Ablagefächer aufbewahren, bis das jeweilige Projekt abgehakt ist. Beschriften Sie Ihre Ablagefächer so, dass sofort klar ist, was sie enthalten: Posteingang, in Arbeit, Projekt A, Projekt XY usw. Reicht eine Kategorie nicht aus, weil sich z.B. Posteingang und aktuell zu bearbeitende Dokumente mischen, ist es an der Zeit, ein neues Ablagefach zu eröffnen.

➳ Tipp für eine optimale Büroorganisation: Ablage mindestens einmal die Woche durchgehen und ausmisten!

Ordner: Alles, was erledigt ist, oder zumindest nicht ständig griffbereit auf Ihrem Schreibtisch liegen muss, heften Sie am besten ab. Wählen Sie dafür verschiedenfarbige Ordner, die Sie ebenfalls gut lesbar und verständlich beschriften. So wird mit einem Blick in Ihr Regal klar, was wo zu finden ist. Selbstverständlich hört die Büroorganisation auch innerhalb der Ordner nicht auf: Arbeiten Sie mit Trennblättern und überlegen Sie sich eine Sortierung, die für den jeweiligen Ordner sinnvoll erscheint – nach Projekt, nach Dokumenttyp, chronologisch, alphabetisch.

Mappen: Wenn Sie regelmäßig zwischen Home Office und Büro oder Coworking Space pendeln, kann die Büroorganisation schnell unter dem ständigen Ortswechsel leiden. Oft sind die gerade benötigten Dokumente oder Notizen dann immer genau am falschen Ort. Hier empfiehlt sich mit Mappen zu arbeiten. Auch für Meetings oder Termine bei Kunden und Geschäftspartnern sind Mappen ideal, denn sie machen Ihre Ablage mobil. So nehmen Sie die relevanten Dokumente und Anschauungsmaterialien einfach mit. Auch hier gilt: Werfen Sie nicht alles in ein und dieselbe Mappe, sondern sortieren Sie nach Projekten und beschriften Sie die Mappen.

Digitale Ablage: Es spricht viel dafür, nicht immer alles auszudrucken. Wer Papier spart, senkt nicht nur die eigenen Ausgaben, sondern handelt auch nachhaltig und schont auch die Umwelt. Damit Sie auch auf Ihrem Laufwerk alles schnell wiederfinden, können Sie die Regeln für eine gute Büroorganisation im Digitalen ebenfalls anwenden:

  • Nicht alles lose auf dem Desktop speichern – legen Sie eine sinnvolle Ordnerstruktur an.
  • Überlegen Sie sich sowohl für Ordner- wie für Dateinamen ein klares und einheitliches System.
  • Gehen Sie Ihre Ordner ab und zu durch und löschen Sie nicht mehr gebrauchte Dateien.

➳ Tipp: Füllen Sie Ihre Ablagesysteme immer nur bis zu 80 %! Darüber hinaus fängt es an, unübersichtlich zu werden. Selbst Ordner, die Sie selten zur Hand nehmen, sollten niemals zu voll sein, sonst fällt das Blättern schwer, wenn Sie doch einmal schnell etwas finden möchten.

Haben Sie für sich einmal eine Büroorganisation etabliert, mit der Sie gut arbeiten können, gilt es, diese aufrecht zu erhalten. Das bedeutet: Nehmen Sie sich in regelmäßigen Abständen Zeit, um alle Ablagesysteme aufzuräumen. Im First Choice Business Center übernehmen wir diese und andere zeitfressende Aufgaben, die Sie von der Arbeit an Ihren Projekten abhalten, gern für Sie! Denn zu unseren umfangreichen Business Services gehören auch Sekretariatsdienstleistungen, die wir sowohl Büromietern wie Coworkern und Virtual Office Nutzern anbieten. Lassen Sie uns wissen, wenn wir Sie auf diese Weise unterstützen können.

Büroorganisation: Tipps zum Zeitmanagement

Es ist erstaunlich, wie sehr bereits ein ordentliches Büro, gut sortierte Regale und ein aufgeräumtes Laufwerk Ihnen helfen werden, Zeit zu sparen. Zusätzlich kommen Ihrer persönlichen Büroorganisation Tipps zum Thema Zeitmanagement zugute. Ein paar hilfreiche Methoden für effektives Arbeiten können Sie hier nachlesen. Haben Sie immer noch Probleme mit Ablenkung und Prokrastination? Dann probieren Sie es mal mit diesen beiden Tricks:

  1. Pomodoro-Technik

Zunächst notieren Sie sich kurz, was Sie heute alles erledigen möchten, am besten in kleinen Zwischenschritten. Dann stellen Sie einen Timer auf 25 Minuten und legen los. Sobald der Alarm losgeht, haken Sie auf Ihrer Liste ab, was geschafft ist. Nach einer kurzen Pause von 5 Minuten stellen Sie den Timer erneut auf 25 Minuten. Wiederholen Sie das ganze vier Mal und gönnen Sie sich anschließend eine halbe Stunde Pause.
Die Pomodoro-Technik ist optimal für alle, die sich gern zerstreuen lassen. Denn die regelmäßigen Pausen räumen explizit Zeit ein für alles, was Ablenkungspotenzial bietet. Dafür wird in der übrigen Zeit konzentriert gearbeitet. Ihren kuriosen Namen verdankt die Methode übrigens einer Küchenuhr in Tomatenform (italienisch: Pomodoro), die ihr Erfinder, ein italienischer Student, als Timer nutzte.

  1. Die Not-To-Do-Liste

Fans von Marc-Uwe-Kling und seinen Känguru-Chroniken kennen diesen Satz – mit der Aussage, „steht auf meiner Not-to-do-Liste“ lässt sich so ziemlich jeder Vorschlag abschmettern, auf den man gerade so gar keine Lust hat.
Die Idee lässt sich aber auch geschickt nutzen, um produktiver zu arbeiten. Dafür erstellen Sie zu Beginn des Tages nicht nur eine klassische To-Do-Liste, sondern eben auch eine Not-To-Do-Liste. Hier notieren Sie Dinge, die Sie immer wieder von Ihrer eigentlichen Arbeit ablenken: private E-Mails, soziale Medien usw. Es klingt banal, aber wenn Sie am Ende des Tages auch hier alles abhaken können, was Sie tatsächlich nicht gemacht haben, erleben Sie dasselbe befriedigende Erfolgsgefühl, wie wenn Sie die geschafften Punkte auf Ihrer To-Do-Liste abhaken können – und das motiviert ungemein.

Dieser kleine Einblick in die Büroorganisation mit Tipps und Tricks zum Zeitmanagement ist hoffentlich eine kleine Hilfe für Ihren Alltag. Eine große Hilfe sind unsere engagierten Mitarbeiter, die Sie gern bei Ihrer Ablage unterstützen und auch sonst stets ein offenes Ohr für Sie haben! Mit einem solchen Team im Rücken freuen Sie sich jede Woche erneut auf den Montag. Wenn Sie an einem Büro oder Coworking-Arbeitsplatz interessiert sind, kommen Sie noch bis Ende März 2021 in den Genuss von einem Rabatt.

Oder möchten Sie das Angebot lieber erstmal unverbindlich testen? Das geht ganz einfach: Buchen Sie mit wenigen Klicks hier Ihren Tages- oder Wochenpass. Wir freuen uns auf Sie!

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