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Ordnung am Schreibtisch halten: Tipps & Tricks

Ordnung am Schreibtisch: Tipps & Tricks für mehr Durchblick

Wussten Sie schon, dass man mit 507 Millionen Post-Its einmal die ganze Welt „umkleben“ könnte? Falls Ihr Arbeitsplatz sich in diese Richtung entwickelt und vor lauter Notizzettel und Papierstapeln kaum noch zu sehen ist, schaffen Sie jetzt Abhilfe: Mit unseren fünf einfachen Tipps herrscht auf Ihrem Schreibtisch Ordnung – selbst bei kreativen Köpfen, die keine Angst vor dem Chaos haben!

Tipps für die optimale Schreibtisch-Organisation

1.      Ablagesystem

Es gibt verschiedene Ordnungssystem fürs Büro, die Ihnen helfen, Platz auf dem Schreibtisch zu schaffen und gleichzeitig den Überblick zu behalten. Dazu gehört an erster Stelle ein gut durchdachtes Ablagesystem mit verschiedenen Fächern. Wie viele Fächer Sie benötigen, ist ganz individuell. Mindestens drei sollten es aber sein, mit der folgenden Unterteilung:

  • Neu
  • In Arbeit
  • Erledigt

Bearbeiten Sie verschiedene Projekte, die alle viel Papierkram verursachen, lohnt es sich eventuell noch weiter zu unterteilen: Sie könnten für jedes Projekt drei eigene Fächer wählen oder z.B. nur das „In Arbeit“-Fach aufsplitten. Falls Sie noch nicht einschätzen können, wie viel Platz Sie benötigen, starten Sie erstmal mit den drei Kategorien und erweitern Sie diese bei Bedarf mit der Zeit. Wenn Sie ein Büro in einem First Choice Business Center mieten, finden Sie das erste Fach für Ihre Ablage übrigens bereits beim Einzug vor – denn es gehört zur Ausstattung unserer Büros dazu!

➳ Tipp: Ihre Kollegen legen Ihnen öfter mal Dokumente zur Bearbeitung oder Prüfung auf den Tisch? Dann stellen Sie das Ablagefach für Neuzugänge so auf, dass auch andere leicht Zugriff darauf haben, und beschriften Sie es eindeutig. So landet alles direkt dort, wo es hingehört, und Ihre Schreibtisch-Organisation wird nicht in Ihrer Abwesenheit unterwandert.

2.      Ordner

Damit das Erledigt-Fach in Ihrem Ablagesystem nicht irgendwann überläuft, schaffen Sie sich weitere Ordnungssysteme fürs Büro an. Am besten eignen sich klassische Ordner, in die Sie alles abheften können. Beschriften Sie die Ordner gut lesbar und eindeutig. Noch übersichtlicher wird es, wenn Sie verschiedene Farben wählen.

Neigt Ihr Fach für alles, was noch in Arbeit ist, ebenfalls dazu sich schnell zu füllen? Dann ist es vielleicht hilfreich, wenn Sie auch für diese Unterlagen einen oder mehrere Ordner anschaffen, um leichter den Überblick zu behalten. Denn im Gegensatz zum Ablagefach können Sie auch innerhalb des Ordners für mehr Struktur sorgen, indem Sie unterschiedliche Projekte und Aufgaben mit Trennblättern auseinanderhalten. Wählen Sie darüber hinaus eine Sortierung, die für Sie sinnvoll ist, z.B. alphabetisch oder chronologisch.

Die Ordner selbst gehören übrigens nicht auf Ihren Schreibtisch, sondern am besten ins Regal in Ihrem Büro. So haben Sie mehr Platz auf Ihrer Arbeitsfläche und kommen trotzdem schnell an alles Wichtige heran. Mieter eines Büros in einem der vier First Choice Business Center – Neuss, Wiesbaden, Essen oder München – sind wiederum im Vorteil: Denn auch ein Sideboard ist in der Möblierung der Räume bereits enthalten.

3.      Notizbuch und Planer

Mit Ordnern und einem Ablagesystem haben Sie nun also die Papiertürme in den Griff bekommen. Damit auf Ihrem Schreibtisch Ordnung herrscht, fehlt nur noch eine Lösung für die vielen kleinen Notizen, die man sich im Arbeitsalltag zwischendurch gern macht: Auf Post-Its, Notizblöcken, Schreibtischunterlagen oder losen Blättern. Um hier alles an einer Stelle zu bündeln und nie wieder etwas zu verlieren, legen Sie sich ein Notizbuch zu. Damit dieses auch wirklich im entscheidenden Moment zum Einsatz kommt, behalten Sie es immer in Reichweite. Damit gehört die lose Zettelwirtschaft der Vergangenheit an. Das hat nicht nur den Vorteil, dass Sie mehr Ordnung am Schreibtisch haben, sondern Sie werden Ihre Notizen auch immer wiederfinden.

Zusätzlich zum Notizbuch hilft Ihnen ein Planer alle Ihre Termine, Deadlines und wichtige Aufgaben im Blick zu behalten. Je nachdem, wie viel Sie sich hier notieren möchten, kann es ein Taschen-, ein Tisch- oder ein Wandkalender sein.

Sowohl Notizbuch als auch Kalender können Sie natürlich auch digital nutzen, z.B. über Outlook – mit dem Vorteil, dass Sie sich hier Erinnerungen einstellen und ganz einfach weitere Personen zu Terminen einladen können. Ein Nachteil ist jedoch, dass Sie nicht alles auf einen Blick sehen, sondern immer erst das entsprechende Programm aufrufen müssen. Darum führen viele daneben nach wie vor gern eine haptische Variante zum Blättern.

4.      Routine für die Schreibtisch-Ordnung

Ist das Ablagesystem etabliert und das Notizbuch einsatzbereit, befreien Sie als letzten Schritt Ihren Schreibtisch von allem anderen, was dort herumliegt und nicht gebraucht wird. Ein paar kleine Deko-Elemente dürfen natürlich bleiben – es soll ja nicht zu steril und unpersönlich wirken! Achten Sie jedoch darauf, dass Sie genug Platz zum Arbeiten haben und sich keine Unterlagen anhäufen, die gerade nicht in Benutzung sind.

Damit die Ordnung am Schreibtisch bestehen bleibt, räumen Sie jeden Abend alles an seinen Platz. Das ist ein schönes Ritual, um den Arbeitstag zu beenden und in die Freizeit zu starten. Zudem werden Sie sich am nächsten Morgen freuen, an einen aufgeräumten Arbeitsplatz zurückzukehren! Mindestens einmal die Woche nehmen Sie sich auch die Ablage und eventuell die Hefter mit laufenden Projekten vor und sorgen Sie hier ebenfalls für Ordnung.

Sie haben keine Zeit für regelmäßige Aufräumaktionen? Im First Choice Business Center steht ein kompetentes Team bereit, um Sie mit Ihrer Ablage und vielen weiteren Sekretariatsservices zu unterstützen! Wir nehmen Ihnen gern alles ab, sodass Sie den Kopf frei haben und sich ganz auf Ihre Kernaufgaben konzentrieren können. Lassen Sie uns wissen, ob Sie Interesse an einem Büro mit Business-Service haben!

Extra-Tricks: Ordnung am Schreibtisch für kreative Köpfe

Manchen fällt es einfach schwerer als anderen, die Ordnung am Schreibtisch aufrecht zu erhalten: Gerade erst haben Sie alles fein säuberlich weggeheftet und aufgeräumt, doch binnen kürzester Zeit wächst auf Ihrem Schreibtisch schon wieder der schiefe Papierturm von Pisa in die Höhe und Ihr Bildschirm verschwindet unter Klebenotizen? Ärgern Sie sich nicht – gerade kreative Menschen haben oft einen Hang zum Chaos! Dabei behalten sie meist auch länger als ordnungsliebende Menschen den Überblick mitten im Chaos.

Dennoch sind eine kluge Schreibtisch-Organisation und ausreichend freier Platz zum Arbeiten auch für kreative Köpfe unabdingbar, um auf die Dauer produktiv zu bleiben. Mit ein paar Tricks gelingt das ganz einfach:

Die äußeren Werte zählen

Wir alle umgeben uns gern mit schönen Dingen – und insbesondere kreative Menschen haben oft ein besonderes Auge für Ästhetik. Machen Sie sich dies bei der Auswahl Ihrer Ordnungssysteme fürs Büro sowie weiterer Hilfsmittel zunutze: Kaufen Sie sich z.B. ein Notizbuch, das Ihnen vom Umschlag und der Gestaltung her wirklich gut gefällt. Sie werden merken, dass es Ihnen jedes Mal Freude bereitet, es aufzuschlagen und etwas darin zu notieren. Schließlich ist dies der Rahmen, in dem Sie Ihre innovativen Ideen festhalten, da darf also ruhig etwas besonders Ansprechendes sein. Das Gleiche gilt für Ihre Ordner, Hefter, Ablagefächer und alles andere, womit Sie sich den ganzen Tag umgeben.

Namen sind mehr als Schall und Rauch

Schon bei dem Wort Ablage haben Sie das Gefühl, vor Langeweile vom Bürostuhl zu rutschen? Gestalten Sie sich Ihre Arbeitswelt ein bisschen unterhaltsamer, indem Sie Ihren Ordnern und Ablagefächern kreative Namen verpassen, z.B. „Money, money, money“ statt „Rechnungen“ oder „Work in progress“ statt schlicht „in Arbeit“. Sicherlich fallen Ihnen ein paar witzige Titel ein! Wer nicht selbstständig oder als Alleinunternehmer arbeitet, fügt am besten zusätzlich noch eine allgemein verständliche Bezeichnung hinzu – so haben auch Ihre Kollegen den Durchblick, wenn Sie mal im Urlaub oder krank sind.

Hilfe vor Ort

Können auch diese und ähnliche Tricks Sie nicht motivieren, konsequent Ordnung am Schreibtisch zu halten, greifen Sie gern auf die bereits erwähnten Dienstleistungen in Ihrem First Choice Business Center zurück! Falls Sie noch nicht in den Genuss von diesem Rundum-Sorglos-Paket gekommen sind, rufen Sie uns gern an unter der kostenfreien Nummer 0800 606 044 071 an und lernen Sie unser Angebot näher kennen.

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