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Tagungsräume in Wiesbaden

Organisation und Planung von Konferenzen– kann das jeder?

Ja. Egal, ob Anfänger oder Profi – Checklisten sind für beide gleichermaßen eine gute Hilfe, weshalb wir Ihnen im Folgenden eine zusammengestellt haben:

  1. Die Einladung: Bevor eine Veranstaltung stattfinden kann, müssen die Teilnehmer dazu eingeladen werden. Dies sollte frühzeitig und kann – je nach Rahmen – beispielsweise per Mailings oder über Veranstaltungseinladungen bei Facebook erfolgen.
  2. Die Bestuhlung: Wer nicht bequem sitzt, den Redner oder die Präsentationsleinwand nicht sehen kann, ist unruhig und schaltet vielleicht sogar ab. Deshalb ist es wichtig, darauf zu achten – neben bequemen Stühlen – die richtige Anordnung der Stühle zu wählen.
  3. Das Thema: Der Inhalt der Konferenz sollte den Teilnehmern natürlich einen Mehrwert bieten, weswegen die Themen sowie die dazu passenden Referenten zeitnah koordiniert werden sollten.
  4. Die Stärkung zwischendurch: wer Hunger hat, kann sich nicht konzentrieren. Entweder der Magen knurrt oder man ist durch Gedanken ans Essen abgelenkt – oder beides. Deshalb: Catering bestellen!
  5. Unterlagen und Informationen: Tipps zur Anreise oder Übernachtungsmöglichkeiten sollten im Voraus zur Verfügung gestellt werden. Auch diverse Unterlagen zum Inhalt der Veranstaltung sollten sorgfältig und rechtzeitig vorbereitet werden, sodass die Teilnehmer im Nachhinein die Möglichkeit haben, Inhalte noch einmal nachzuschlagen.
  6. Die Technik: Vorab sollte natürlich auch getestet werden, ob die vorhandene Technik funktioniert oder mit der eigenen kompatibel ist. Gibt es einen Internetzugang?

Das war sie, unsere „Checkliste Tagung“. Natürlich gibt es weitaus mehr Aspekte, die eine Rolle in der Organisation und Vorbereitung spielen. Für uns sind die eben aufgezählten Punkte jedoch die grundlegendsten und wir hoffen, dass sie Ihnen für den Anfang schon einmal weiterhelfen?!

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