Wer eine neue Firma gründen oder sich selbstständig machen möchte, steht vor vielen grundlegenden Entscheidungen. Eine der wichtigsten: Wo soll das Unternehmen überhaupt seinen Geschäftssitz haben? Sowohl die rechtlichen Grundlagen wie unternehmerische Überlegungen wollen bei der Wahl von Geschäftsadresse und Firmensitz berücksichtigt werden. Wir gehen Schritt für Schritt mit Ihnen die wichtigsten Punkte durch – so finden Sie die passende Heimat für Ihr Unternehmen.
Ihr Firmensitz und Ihre Geschäftsadresse: Das müssen Sie beachten
Sie sind Jungunternehmer oder frisch gebackener Freelancer? Drei grundsätzliche Fragen sollten Sie sich bei der Suche nach dem idealen Firmensitz stellen – folgen Sie einfach unserem übersichtlichen Leitfaden
1. In welcher Stadt möchten Sie Ihre offizielle Geschäftsadresse haben?
Wenn Sie eine deutsche Firma gründen, muss diese im Inland liegen und gehört in die Satzung Ihres Unternehmens. Juristen sprechen daher vom Satzungssitz. Der Satzungssitz bestimmt, welches Register-, Prozess- und Insolvenzgericht für Sie zuständig ist. Freiberufler benötigen allerdings keine Satzung.
Die Geschäftsadresse kann durchaus Ihre Privatadresse sein, wenn Sie sich wohl damit fühlen, diese auch an Ihre Businesskontakte weiterzugeben. Wichtig ist nur, dass es sich um eine ladungsfähige Anschrift handelt. Das bedeutet, dass unter der genannten Adresse die Geschäftsführung des Unternehmens tatsächlich und ohne große Verzögerung zu erreichen sein muss. Ein Postfach, bei dem die regelmäßige Leerung nicht garantiert werden kann, ist damit ausgeschlossen.
Zusätzlich zu diesen rechtlichen Erwägungen sollten Sie bedenken, dass die Geschäftsadresse entscheidend zum Image Ihres Unternehmens beiträgt. Wenn Sie in bester Lage in einer bekannten Großstadt residieren, hinterlässt dies einen guten Eindruck bei vielen Kunden und Geschäftspartnern. Natürlich kommt es auch darauf an, in welchem Geschäftszweig Sie tätig sind: Auch kleinere Städte haben oft innerhalb bestimmter Branchen einen sehr guten Ruf.
2. Wo soll Ihr Unternehmen verwaltet werden?
Oft findet sich unter der Geschäftsadresse gleichzeitig auch die Hauptverwaltung eines Unternehmens, also der Betriebs- oder Verwaltungssitz. Hier werden die grundlegenden Entscheidungen der Firmenleitung beschlossen und umgesetzt. Der Verwaltungssitz bestimmt zudem, welches Finanzamt für Sie zuständig ist.
Allerdings muss der Verwaltungssitz nicht zwingend an derselben Adresse sein wie der Satzungssitz und kann sogar im Ausland liegen. Insbesondere Kapitalgesellschaften wie GmbH sollten dabei eine Reihe juristischer Fragen klären.
Bei der Wahl Ihres Verwaltungssitzes ist die wirtschaftliche Situation vor Ort von fundamentaler Bedeutung: Gibt es eine hohe Konzentration potentieller Geschäftskontakte für Ihr Unternehmen? Müssen Sie mit starker Konkurrenz rechnen? Wie ist die Infrastruktur? Da Sie an Ihrem Verwaltungssitz Steuern zahlen müssen, kann es hier durchaus von Vorteil sein, sich für eine kleinere Stadt zu entscheiden, in der die Gewerbesteuer oft niedriger ausfällt.
3. Büro, Coworking-Platz oder Virtual Office?
Wenn Sie entschieden haben, in welcher Stadt Sie Ihr Business führen möchten, stellt sich als nächstes die Frage: Brauchen Sie ein Büro für sich und eventuell Ihre Partner oder Mitarbeiter? Wenn Sie Freiberufler oder Solounternehmer sind, reicht vielleicht ein Arbeitsplatz in einem Coworking Space. Entscheiden Sie, wie viel Platz Sie zum Arbeiten brauchen und schauen Sie sich in der gewünschten Stadt nach passenden Angeboten um.
Wenn Sie gar keine Geschäftsräume brauchen oder das Büro, in dem Sie arbeiten, nicht Ihre offizielle Geschäftsadresse sein soll, haben Sie auch die Möglichkeit, eine Geschäftsadresse ohne physische Räumlichkeiten zu mieten. Diese Option nennt sich Virtual Office und wird von verschiedenen Bürodienstleistern angeboten.
Viele mögen bei diesem Modell an eine Briefkastenfirma denken, doch das Virtual Office ist tatsächlich viel mehr als nur ein Briefkasten. Dank der Mitarbeiter vor Ort, die Ihre Post entgegennehmen und sofort weiterleiten, gilt es nämlich im Gegensatz zum Postfach als ladungsfähige Anschrift. Ihr virtuelles Büro können Sie sogar im Handelsregister eintragen lassen. In Wiesbaden, Essen und Neuss können Sie z.B. eine repräsentative Geschäftsadresse inklusive Firmenschild im Eingangsbereich in einem unserer First Choice Business Center mieten. Wir kümmern uns um Ihre Post und bieten auf Wunsch weitere Serviceleistungen.
Gute Nachrichten für digitale Nomaden
Der letzte Punkt wird alle Homeoffice-Nutzer ebenso freuen wie digitale Nomaden: Denn mit einem virtuellen Büro senken Sie Ihre Kosten und bleiben flexibel und ortsungebunden. Gleichzeitig müssen Sie nicht Ihre Privatadresse als Geschäftsadresse angeben und können so Berufliches und Privates besser trennen. Wenn Sie auch über die Landesgrenzen hinaus viel unterwegs sind oder Ihr Unternehmen ins Ausland expandieren möchten, kann eine Geschäftsadresse im jeweiligen Land von Vorteil oder sogar gesetzlich vorgeschrieben sein. Überlegen Sie sich auch in diesem Fall gut, ob Sie ein Büro vor Ort benötigen oder sich für ein Virtual Office entscheiden.
