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Virtuelle Assistenz: Was ist das und welche Vor- und Nachteile bringt es?

Was ist virtuelle Assistenz? Vorteile für Ihr Unternehmen

„Fräulein Meyer, zum Diktat“ – die Zeiten der klassischen Sekretärin, wie sie z.B. Liselotte Pulver im Billy-Wilder-Film 1, 2, 3 verkörperte, sind lange vorbei. Bleiben wir mal in der filmischen Darstellung des Berufsbildes, zeichnet sich z.B. in der Rolle der Joan Holloway aus der recht realistisch in den 1960er bis -70er Jahren angesiedelten Erfolgsserie Mad Men ein Wandel an: Weg von der untergeordneten „Tippse“, die nebenbei Kaffee kocht und ans Telefon geht, hin zur Assistentin der Geschäftsführung, wie wir sie heute kennen. Eine Position mit viel Entscheidungsspielraum und vielseitigen Managementaufgaben, die maßgeblich zur erfolgreichen Leitung eines Unternehmens beiträgt.

Gerade für Neugründer liegt eine solche Fachkraft allerdings erst einmal noch in weiter Ferne: Hier gilt meist eher das Motto DIY, denn für Angestellte fehlt zu Beginn noch das Budget. Das Konzept virtuelle Assistenz kann hier eine gute Alternative bieten – und ist zudem die ideale Ergänzung für alle, die bereits ein Virtual Office nutzen. Was das Modell bietet und für wen es sich eignet, haben wir hier kurz zusammengefasst.

Was ist virtuelle Assistenz?

Ist von virtueller Assistenz die Rede, denken viele vielleicht als Erstes an KI-Programme wie Siri oder Alexa. In der Berufswelt versteht man jedoch etwas ganz anderes darunter: Hier fällt der Begriff in den Bereich „Jobs von Zuhause“, also Tätigkeiten, die sich im Home Office erledigen lassen. Die Besonderheit: Anders als bei einer Assistentenstelle in Festanstellung bei einer einzigen Firma arbeitet der virtuelle Assistent selbstständig und nimmt Aufträge verschiedener Unternehmen an. Der Kontakt zwischen Auftraggebern und virtuellen Assistenten kommt in der Regel über eine Plattform zustande, über die dann auch die Vergabe der Aufträge sowie die Kommunikation abläuft.

Zu den Aufgaben eines virtuellen persönlichen Assistenten gehören vor allem Sekretariatsdienstleistungen, wie z.B.

  • Büromanagement
  • Terminkoordination
  • Event- und Reiseplanung
  • Telefonannahme
  • Korrespondenz
  •  

Je nach Ausbildung und Know-How des virtuellen Assistenten kann das Angebotsspektrum jedoch noch viel weiter reichen, typische Bereiche wären:

  • Design
  • Marketing, z.B. Blogs & Social Media
  • Buchhaltung
  • Vertrieb, z.B. Telesales
  • Webseiten- und Onlineshop-Pflege
  • v.m.

Vorteile eines virtuellen persönlichen Assistenten für Ihr Unternehmen

Gerade für neugegründete Firmen oder Alleinunternehmer, die weder über ein großes Budget für Löhne noch für Büroräume verfügen, bringt ein virtueller Assistent viele Vorteile – aber auch ein paar Nachteile. Um Ihnen die Entscheidung zu erleichtern, ob dieses Modell etwas für Sie und Ihr Unternehmen ist, haben wir hier eine kleine Gegenüberstellung zusammengetragen.

Vorteil Räumlichkeiten: Ideale Ergänzung zum Virtual Office

Da die virtuelle Assistenz in die Kategorie „Jobs von Zuhause“ fällt, müssen Sie als Auftraggeber des virtuellen Assistenten keinen Büroraum bereitstellen. Die gesamte Kommunikation läuft online oder telefonisch ab. Somit ist dieses Modell perfekt für alle, die sich die Büromiete komplett sparen möchten und lieber ein Virtual Office in Anspruch nehmen. Gerade Alleinunternehmer und Selbstständige können so bequem von zu Hause aus arbeiten oder für ihren Job herumreisen und gleichzeitig eine repräsentative Geschäftsadresse vorweisen.

Mit einem Virtual Office in einem First Choice Business Center haben Sie zudem die Möglichkeit, zum vergünstigten Preis modern ausgestattete Meetingräume vor Ort zu nutzen, sodass Sie bei Bedarf Ihre Geschäftspartner nicht in Ihren eigenen vier Wänden empfangen müssen. Und sollte Ihnen im Home Office mal die Decke auf den Kopf fallen, nutzen Sie einfach den Tagespass für den Coworking-Bereich.

Ein Virtual Office steht Ihnen zweimal in Nordrhein-Westfalen, an unseren Standorten in Essen und Neuss, sowie in München und Wiesbaden zur Verfügung. Sie haben dabei die Wahl zwischen drei unterschiedlichen Paketen, je nach gewünschtem Leistungsumfang. Falls auch Ihr Firmenschild bald den Empfangsbereich eines unserer exklusiven Business Center zieren soll, schreiben Sie uns gern für ein unverbindliches Angebot an!

Vorteil Abrechnung: Leistung auf Abruf

Mit einer virtuellen Assistenz können Sie nicht nur bei der Miete für die Geschäftsräume, sondern auch bei den Lohnkosten sparen. Denn ein festes Gehalt fällt nicht an, ebenso wenig Lohnnebenkosten. Insbesondere Unternehmer, die noch nicht genug Assistenz-Aufgaben haben, um eine fest angestellte Kraft dauernd zu beschäftigen, verringern auf diese Weise ihre Ausgaben: Virtuelle persönliche Assistenten rechnen nämlich wie andere Selbstständige auch nur die tatsächlich gearbeiteten Stunden ab.

Als Unternehmer können Sie also die Leistungen des virtuellen Assistenten immer genau dann in Anspruch nehmen, wenn sie benötigt werden. In der restlichen Zeit fallen keine Ausgaben in diesem Bereich an.

Nachteil: Keine Face 2 Face Kommunikation

Neben diesen vorrangig finanziellen Vorteilen bringt das Modell virtueller Assistenz auch ein paar Nachteile mit sich, die bedacht werden möchten, bevor Sie bei einer der Plattformen ein Stundenkontingent buchen. An erster Stelle wäre hier die Kommunikation auf Distanz zu nennen.

Während heutzutage immer mehr auch innerhalb eines Unternehmens via Telefon, E-Mail und Projektmanagement-Software kommuniziert und zusammengearbeitet wird, schätzen viele dennoch nach wie vor das Gespräch von Angesicht zu Angesicht. Laut einer aktuellen Studie wünschen sich mehr als Dreiviertel der Befragten regelmäßige Face to Face Kommunikation. Ein gutes Arbeitsklima unter den Kollegen trägt für 90 % dazu bei, dass bessere Arbeitsergebnisse geliefert werden. Zu ähnlichen Resultaten kommen Studien immer wieder – es lässt sich daher gar nicht genug betonen, wie wichtig eine gute Teamkommunikation für den Erfolg Ihres Unternehmens ist. Dass Sie Ihren virtuellen Assistenten nie persönlich treffen werden, kann auf die Dauer zu einem echten Nachteil werden.

Bei uns wird Ihre virtuelle Assistenz real

Falls Sie bis hierhin noch ganz angetan von dem Modell virtueller Assistenz waren, doch vom letzten Aspekt verunsichert sind, haben wir eine gute Nachricht: Denn im First Choice Business Center wird ihr virtueller persönlicher Assistent tatsächlich zur realen Person! Unser Team vor Ort übernimmt von der Rezeption über die Buchhaltung bis hin zu weiteren Büroservices die verschiedensten Aufgaben und Sekretariatsdienstleistungen für Sie. Anders als bei einem virtuellen Assistenten im eigentlichen Sinn können Sie sämtliche Details jedoch mit unseren engagierten Mitarbeitern persönlich besprechen. So geht das Zwischenmenschliche nicht verloren und Sie genießen gleichzeitig wie bei der virtuellen Assistenz sämtliche Vorteile eines auf Abruf buchbaren Servicepakets. Das gilt übrigens sowohl für alle, die bei uns ein Büro gemietet haben, als auch für die Nutzer eines Virtual Office!

Haben Sie Lust, Ihren virtuellen Assistenten persönlich kennenzulernen? Dann kommen Sie uns gern im First Choice Business Center Ihrer Wahl besuchen – unter der kostenfreien Nummer 0800 606 044 071 verabreden wir uns gern mit Ihnen!

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