Rechnung schreiben
Als Freiberufler oder Selbständiger gehört das Schreiben von Rechnungen zum Alltag. Doch was muss man dabei beachten und wie erstellt man eine gültige Rechnung?
Rechnungsstellung – Was muss man beachten?
Eine Rechnung ist ein entscheidendes Werkzeug für selbstständige Unternehmer und Unternehmerinnen. Sie stellt nicht nur eine Zahlungsaufforderung dar, sondern ist auch ein Nachweis für erbrachte Leistungen. Aber was muss man beachten, wenn man eine Rechnung schreiben möchte?
Zunächst einmal braucht man eine gültige Steuernummer. Ohne diese ist es nicht erlaubt, eine Rechnung zu schreiben. Darüber hinaus müssen die Rechnungsnummern fortlaufend nummeriert sein und das Rechnungsdatum darf nicht fehlen.
Pflichtangaben auf der Rechnung
Eine gültige Rechnung erhält man nur durch das Einhalten bestimmter Pflichtangaben. Diese Angaben helfen bei der Identifizierung und Abwicklung von Geschäften. Werden sie nicht eingehalten, kann die Rechnung vom Finanzamt zurückgewiesen werden.
Zu den Pflichtangaben gehören in der Regel:
- Name und Anschrift des Rechnungserstellers
- Name und Anschrift des Empfängers
- Steuernummer und ggfs. Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Rechnungserstellers
- Datum der Rechnung
- Eindeutige, fortlaufende Rechnungsnummer
- Bezeichnung der gelieferten Ware oder der erbrachten Dienstleistung
- Menge und Art der gelieferten Ware oder erbrachten Dienstleistung
- Gesamtbetrag der Rechnung
- Mehrwertsteuersatz und -betrag (falls anwendbar)
- Zahlungsbedingungen
Rechnungsstellung – elektronisch oder auf Papier?
Es gibt viele Möglichkeiten, Rechnungen zu schreiben und zu verschicken. Dabei kann man zwischen einer Rechnungsstellung auf Papier oder elektronisch wählen. Beide Varianten haben ihre Vor- und Nachteile:
- Wer eine Rechnung auf Papier versenden möchte, kann diese direkt vor Ort ausdrucken und unterschreiben. Ein großer Vorteil ist hierbei, dass eine handschriftliche Unterschrift auf der Rechnung erbracht werden kann. Doch es bedeutet auch, dass man die Rechnung ausdrucken und per Post verschicken muss. Diese Variante ist somit nicht besonders umweltfreundlich.
- Elektronische Rechnungen können per E-Mail oder über eine Plattform verschickt werden. Hierbei spart man sich den Druck, die Unterschrift und den Versand per Post. Allerdings muss man auf seine Daten achten und diese gut sichern, um Missbrauch zu vermeiden.
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