Büro richtig organisieren: Schritte zu mehr Effizienz
Wie organisiere ich mein Büro so, dass der Büroalltag so leicht wie möglich fällt? Ordnung ist zwar bekanntlich das halbe Leben – die andere Hälfte besteht jedoch aus Unordnung oder gar Chaos. Entsprechend wichtig ist es, in regelmäßigen Abständen sein Ablagesystem aufzufrischen. Einige wenige Naturtalente haben für die Organisation ihres Büros ein gutes Händchen. Für alle, die noch Verbesserungsbedarf sehen, bieten wir kleine, aber effektive Tipps zur Archivierung von Dokumenten.
Grundstruktur mit Prioritäten für tägliche Arbeiten
Betrachten Sie den klassischen Tagesablauf in Ihrem Büroalltag. Legen Sie einen Zeitpunkt fest, zu dem Sie täglich die Grundstruktur prüfen und bei Bedarf erneuern. Optimal ist der frühe Morgen. Nehmen Sie sich Ihre To-Do-Liste vor, notieren Sie die Prioritäten und arbeiten Sie dann die wichtigsten Aspekte als erstes ab – so bleibt die Büro-Organisation geordnet und strukturiert.
Beschriftete Fächer und Ordner nutzen
Die gute Grundstruktur mit beschrifteten Ordnern und Fächern fördert die schnelle Sortierung und die Bündelung gleicher Aufgaben. Benennen Sie die Fächer und Ordner gut verständlich, kann auch die Vertretung Ihr Sortierungssystem unkompliziert beibehalten. Passen Sie diese Struktur Ihren Bedürfnissen an: Sortieren Sie nach Monat und Jahr, nach Projekten oder Aufgabenfeldern, für die Sie jeweils die passenden Fächer und Ordner anlegen. Fächer dienen der aktiven Arbeit, Ordner dienen der letztlichen Ablage der vollendeten Tätigkeiten, wodurch Sie deutlich leichter die Dokumente richtig archivieren und die Büro-Organisation übersichtlich halten.
Kleine Aufgaben nicht aufschieben – bündeln oder direkt erledigen
Häufig zieht sich die Büroarbeit, weil viele kleine Aufgaben Zeit kosten. Grundlegend sollten Sie daher Aufgaben, die weniger als fünf Minuten dauern, direkt umsetzen. Stehen mehrere Aufgaben der gleichen Art an, lohnt sich das Bündeln: E-Mails beantworten, Dokumente abheften oder Telefonate werden jeweils zu Aufgabenblöcken, die sich schneller abarbeiten lassen.
To-Do-Buch statt Zettelwirtschaft
Nutzen Sie ein Schreibheft oder eine Kladde als To-Do-Buch für Ihre Notizen, das stets offen und um einen Kugelschreiber ergänzt auf Ihrem Schreibtisch liegt. Schmierzettel, Post-its und Co sagen Sie somit den Kampf an. Und das Beste: Notizen können nicht mehr verloren gehen.
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Das Büro organisieren mit dem Papierkorb als wichtiges Alltagsutensil
Reduzieren Sie die Unterlagen auf das Minimum und vermeiden Sie zu umfängliche Papierfluten. Sie haben alle E-Mails eines Vorgangs ausgedruckt? Nutzen alle Beteiligten die „Antworten-Funktion“, reicht oft die letzte E-Mail, aus welcher der vollständige Vorgang mit der richtigen Reihenfolge (rückwärts betrachtet) ersichtlich ist. Bei vielen Vorgängen reicht auch die digitale Ablage, die Sie ebenfalls mit gut verständlichen Benennungen nach dem Vorbild der Ordner im Regal anlegen.
Effizienz und Sorgfalt durch Singletasking steigern
„Wie organisiere ich nur meine Arbeit?“ Diese Frage führt oft dazu, dass komplizierte Taktiken entstehen, um möglichst viel in möglichst wenig Zeitzu schaffen. Im hektischen Büroalltag neigen viele dazu, mehrere Aufgaben parallel zu erledigen. Darunter leidet oft die Konzentration und die Sorgfalt. Vermeiden Sie Multitasking und konzentrieren Sie sich auf jede Einzelaufgabe. Sie werden über die Zeitersparnis beim konzentrierten Arbeiten überrascht sein.
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Wie organisiere ich meine Arbeit? Erledigte Aufgaben umgehend ablegen!
Ist eine Aufgabe erledigt, sollten Sie umgehend die Ablage in die richtigen Ordner und Fächer vornehmen. Kontrollieren Sie zwischen wichtigen Dokumenten und enthaltenen Notizzetteln, reduzieren Sie die Unterlagen auf das Minimum und nutzen Sie für überflüssige Zettel den Papierkorb. Die Archivierung von Dokumenten sollte nach Bedarf erfolgen und ein regelmäßiges Backup verpflichtend sein, wenn Sie die Akten digital archivieren!
Vor dem Feierabend – Schreibtisch aufräumen
Die letzte Aufgabe des Tages sollte das Aufräumen des Schreibtisches darstellen. Nutzen Sie Ihr Schreibtischbuch, in dem Sie die noch offenen To-Dos für den kommenden Tag übertragen und neue Aufgaben ergänzen. Zuletzt platzieren Sie das Schreibtischbuch mit einem Stift auf dem aufgeräumten Schreibtisch und können somit am nächsten Arbeitstag direkt durchstarten – so geht gute Büro-Organisation!
Unsere Tipps zur Frage: „Wie organisiere ich mein Büro?“
- Grundstruktur mit Prioritätensystem aufbauen.
- Ordner und Ablagefächer nach selbsterklärender Grundstruktur anlegen.
- Kleine Aufgaben direkt erledigen oder bündeln.
- Schreibtischbuch als Alternative zur Zettelwirtschaft
- Nutzen Sie den Papierkorb.
- Singletasking statt Multitasking.
- Abschluss der Aufgabe durch sorgfältige Ablage.
- Verlassen Sie den Arbeitsplatz stets mit aufgeräumtem Schreibtisch.
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