New Work Etikette – kennen Sie schon diese Home Office Regeln für die Kommunikation auf Distanz?

Haben Sie auch schon einmal im Teamchat durch hunderte Nachrichten gescrollt, nach dem optimalen Hintergrund für den Videoanruf mit dem Chef gesucht oder lange nach Feierabend noch E-Mails beantwortet? Wir verraten Ihnen, wie Sie bei der Kommunikation im Home Office Effizienz erreichen, klar zwischen Privat- und Berufsleben trennen – und dabei eine glänzende Figur machen! Unsere Home Office Regeln nehmen sowohl die schriftliche Kommunikation wie die Videotelefonie unter die Lupe.

Die Wichtigste der Home Office Regeln: Berufliches und Privates klar trennen

Bei allen Kommunikationskanälen sollten Sie immer bedenken, dass eine der großen Vorteile vom Arbeiten zu Hause die flexiblere Zeiteinteilung ist. Dadurch, dass der Arbeitsweg entfällt, fangen einige vielleicht bereits früher als gewohnt an, machen dafür aber eine etwas längere Pause, um sich einen kleinen Mittagsschlaf zu gönnen oder schon mal den Einkauf zu erledigen.

Kommunizieren Sie daher ganz klar, wann Sie erreichbar sind, z.B. über Ihren Status im Teamchat, Ihre E-Mail-Signatur oder Voicemail-Ansage. Außerhalb Ihrer „Geschäftszeiten“ sollte dann auch wirklich Erholung angesagt sein! Machen Sie alle Geräte aus und sammeln Sie neue Energie. Für alle, die selbstständig oder als Alleinunternehmer arbeiten, ist ein Virtual Office die perfekte Ergänzung zum Home Office, um diese klare Trennung von Beruf und Privatleben aufrecht zu erhalten. Mit einer Geschäftsadresse in repräsentativer Lage, wie unsere First Choice Business Center sie bieten, behalten Sie zudem nicht nur Ihren persönlichen Wohnsitz für sich, sondern sorgen Sie auch für einen professionellen Firmenauftritt. Sie haben dabei die Wahl, ob Sie sich in Wiesbaden, an unserem neuen Standort in München, in Essen im bekannten Ruhrturm oder Neuss ansiedeln möchten – der umfangreiche und kompetente Service, der von der Postweiterleitung bis zur tatkräftigen Unterstützung bei Sekretariatsaufgaben reicht, ist überall derselbe. Lassen Sie uns wissen, wenn wir Sie mit einem Virtual Office in bester Lage unterstützen können!

Teamchat & Co.: So steigern Sie im Home Office die Effizienz

Die Home Office Kommunikation verstärkt die Flut an Benachrichtigungssignalen, der wir täglich ausgesetzt sind, immens: Neben dem Telefon, das klingelt und E-Mails, die im Postfach landen, erreichen uns jetzt auch Chat-Nachrichten sowie Updates aus geteilten Dokumenten.

Mehr und mehr wird deutlich, dass dieses ständige Bombardement mit Benachrichtigungen zu Stress und Burnout führen kann. Zudem lenkt es Sie und Ihre Kollegen von der eigentlichen Arbeit ab. Wenn Sie im Home Office die Effizienz steigern und gleichzeitig das Stresslevel reduzieren möchten, sollten Sie also ein paar einfache Tipps beherzigen.

Fragen und Anmerkungen bündeln

Zu den goldenen Home Office Regeln für eine effiziente Kommunikation gehört es, Fragen zu bündeln. Wenn Sie wissen, dass Sie mehrere offene Themen mit einer Person haben, schreiben Sie daher nicht viele einzelne Nachrichten, die jedes Mal zu einer Unterbrechung im Arbeitsflow führen, sondern sammeln Sie erstmal.

Das Gleiche gilt für die gemeinsame Arbeit an geteilten Dokumenten. Hier erhält der Autor – und manchmal auch alle anderen Mitwirkenden – jedes Mal eine Benachrichtigung, wenn Sie einen Kommentar abschicken. Darum: Erst alle Kommentare im Dokument einfügen, noch einmal überfliegen, ob Sie auch nichts vergessen haben – und dann erst alle absenden. Sind Sie damit fertig, geben Sie den anderen kurz Bescheid, damit diese wissen, dass nun keine weiteren Anmerkungen von Ihnen kommen.

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E-Mail, Teamchat, Telefon: Welcher Kanal ist der richtige?

Die meisten von uns lieben den Teamchat: Auf der Dringlichkeitsskala zwischen Telefon und E-Mail angesiedelt, scheint es der perfekte Ort, um unsere Kollegen jederzeit mit Fragen und Ideen überfallen zu können. Doch bevor Sie unbedacht eine Nachricht im Teamchat rausschicken, überlegen Sie sich, ob dies wirklich der richtige Kanal für Ihr Anliegen ist: Ist es eine dringende Frage, die am besten gestern geklärt sein sollte? Dann greifen Sie lieber schnell zum Telefon. Ist es ein komplexes Thema? Dann ist eine E-Mail optimal, denn hier können Sie besser gliedern und formatieren. Im Gegensatz zu einer Chat-Nachricht hat Ihr Gegenüber zudem eher das Gefühl, sich Zeit für eine wohlüberlegte Antwort nehmen zu können.

Für kurze Zwischenfragen ist der Teamchat dagegen ideal geeignet. Falls es dabei doch mehr als ein Satz wird, sollten Sie jedoch nicht der weit verbreiteten Versuchung erliegen, den „Absenden“-Button an Stelle eines Satzzeichens zu verwenden – so erhält Ihr Gesprächspartner nur einmal eine Benachrichtigung. Beachten Sie zudem auch seinen Status, denn viele vergessen, während Meetings die Push-Benachrichtigungen und Töne auszuschalten.

Haben Sie immer wieder mit ein -und derselben Person oder Gruppe von Personen Gesprächsbedarf, kann es sinnvoll sein, regelmäßige Videomeetings zu vereinbaren. Alle Fragen, die nicht sofort geklärt werden müssen, heben Sie sich dann am besten für diese Besprechungen auf. So können Sie im Home Office die Effizienz steigern.

So machen Sie eine gute Figur bei Videomeetings

Videogespräche sind nicht nur eine sehr schnelle und direkte Art, sich auszutauschen, diese Kommunikationsform erzeugt zudem trotz physischer Distanz am ehesten ein Gefühl von Nähe – und das ist für eine erfolgreiche Zusammenarbeit wichtig. Darum empfehlen Experten in Sachen Remote Team Management, regelmäßig Videocalls einzuplanen. Auch dabei gilt es einige Punkte zu beachten:

Schlips zum Schlafanzug? Home Office Etikette der Bekleidung

Den richtigen Look für Ihr Videomeeting auszuwählen ist eigentlich ganz einfach: Ziehen Sie sich genauso an, wie Sie es auch für ein persönliches Treffen mit denselben Gesprächspartnern tun würden. Je nach Unternehmen kann das unter Kollegen oder sogar mit dem Chef eher leger sein, bei Terminen mit externen Partnern oder Kunden kommt dann meistens doch der Business Blazer oder die Krawatte zum Einsatz. Selbst wenn die anderen Teilnehmer in der Regel nur Ihren Oberkörper sehen werden, gehen Sie lieber auf Nummer sicher und ziehen den gewählten Stil konsequent auch von der Taille abwärts durch – denn vielleicht müssen Sie überraschend doch während des Gesprächs aufstehen. Oben Schlips und unten Schlafanzug ist also ein klares No-Go – außer Sie arbeiten in einem extrem entspannten Team.

Neben diesen Home Office Etiketten können Sie sich ein paar praktische Modetricks der Fernsehmoderatoren abgucken, damit Sie optisch einen guten Eindruck hinterlassen:

1. Wählen Sie am besten einfarbige Kleidung, denn insbesondere kleinteilige Muster wie schmale Streifen, Pepita, Fischgrat und kleine Karos erzeugen ein unangenehmes Flimmern.
2. Die Farben dürfen gerne etwas kräftiger sein, da der Bildschirm Farben schluckt.
3. Weiß und schwarz eher gering dosieren, sonst gehen die Konturen verloren.
4. Vermeiden Sie es, Komplementärfarben wie Rot und Grün miteinander zu kombinieren.
5. Große Ohrringe vertragen sich nicht mit Headsets und Kopfhörern, da sie laut dagegen klackern können.

Der optimale Hintergrund für Ihr Videomeeting

Das Jahr 2020 hat uns reichlich Einblicke in fremde Wohnungen beschert – ganze Instagram-Accounts widmen sich inzwischen dem Genre der misslungenen Hintergründe bei Videomeetings. Damit nicht auf Ihr Interieur dort eines Tages landet, positionieren Sie die Kamera so, dass ein ansprechender und aufgeräumter Ausschnitt Ihrer Wohnung zu sehen ist. Wie bei der Bekleidung sollte auch hier nicht zu viel Unruhe herrschen.

Wenn Sie lieber gar nicht möchten, dass Ihre Gesprächspartner Ihre private Umgebung sehen, können Sie auch einfach eines der vorinstallierten Hintergrundbilder wählen, die es in den meisten Videotools gibt, oder eigene Fotos dort hochladen. So ziehen Sie abermals eine klare Grenze zwischen Privat- und Berufsleben.

Home Office Regeln während eines Videomeetings

Inzwischen haben wir wohl alle gelernt, dass die Stumm-Taste gerade bei größeren Meetings mit mehr als drei Personen ein wahrer Segen ist. So ist jeweils nur derjenige zu hören, der gerade spricht, Hintergrundgeräusche, Echo- oder Feedback-Sounds können vermieden werden.

Nutzen Sie darüber hinaus Bildschirmpräsentationen, um der Runde zu zeigen, wovon Sie gerade sprechen. Suchen Sie zwischendurch jedoch auch den Blickkontakt, denn Videomeetings erfüllen nicht zuletzt den Zweck, die Face-to-Face Kommunikation bestmöglich zu ersetzen. Vergessen Sie dabei nicht, dass Sie dafür nicht Ihre Kollegen auf dem Bildschirm anschauen müssen, sondern in die Kamera gucken! Richten Sie den Kamerawinkel zudem so aus, dass Sie gut zu sehen sind und nicht zu sehr von unten gezeigt werden, das wirkt eher unvorteilhaft und erschwert den Blickkontakt.

Coworking und Meetings vor Ort: Abwechslung in der Home Office Kommunikation

Haben Sie nach den vielen Videokonferenzen das Bedürfnis, Ihre Kollegen oder Kunden von Angesicht zu Angesicht zu treffen? Dann kann ein persönliches Meeting eine willkommene Abwechslung von der reinen Home Office Kommunikation sein. Die First Choice Business Center bieten Ihnen in München nahe dem Flughafen, in Wiesbaden direkt am Hauptbahnhof, in Neuss sowie in Essen modern ausgestattete Besprechungsräume, in denen Sie sich auch mit Abstand zusammensetzen können. Ein umfassendes Hygienekonzept sorgt dafür, dass Sie sich hier beruhigt Ihren Themen widmen!

Freelancern, die das Hybridmodell aus Home Office und Präsenzarbeit ausprobieren möchten, empfehlen wir unsere Coworking Spaces. Diese lassen sich ebenfalls in München genau wie in Wiesbaden, in Essen im bekannten Ruhrturm sowie in Neuss gegenüber vom Stadtpark tage- oder monatsweise anmieten. Sie profitieren von einem lebendigen Austausch und nutzen die hervorragende Infrastruktur des Business Centers, können aber auch jederzeit ins Home Office wechseln. Sind Sie noch unsicher, ob ein Virtual Office oder Coworking zu Ihnen passen? Dann rufen Sie uns gern unter der kostenfreien Nummer 0800 606 044 071 an und lassen Sie sich beraten – gemeinsam finden wir die ideale Lösung, um Ihnen das Arbeiten im Home Office nach allen Regeln der Kunst zu erleichtern!